Spendenquittung per E-Mail

Zuwendungsbestätigungen dürfen digital erstellt und per E-Mail versendet werden. Das spart Papier, Porto und Verwaltungszeit – vorausgesetzt, die steuerlichen Vorgaben werden eingehalten.

Eine Spendenquittung kann als schreibgeschützte digitale Datei bereitgestellt und an die spendende Person versendet werden. In der Praxis wird dafür meist ein PDF verwendet.

Maßgeblich bleibt immer das amtliche Muster nach § 50 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV). Die Muster der Finanzverwaltung sind verbindlich und können über das Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung abgerufen werden.

Eine Spendenquittung ist kein frei gestaltetes Dankeschön-Dokument. Ein Briefkopf mit Logo, Emblem oder Wasserzeichen der Organisation ist zulässig. Der amtlich vorgegebene Wortlaut, die Reihenfolge der Textbausteine sowie die Hinweise zu Haftung und steuerlicher Anerkennung dürfen jedoch nicht verändert werden.

Danksagungen, Projektberichte oder Werbung gehören deshalb nicht auf die Zuwendungsbestätigung selbst. Sie passen besser in die begleitende E-Mail oder in einen separaten Anhang, den NGO.tools ebenfalls bereitstellen kann.

Was muss eine digitale Spendenquittung enthalten?

Verwenden Sie immer das für den jeweiligen Fall passende amtliche Muster – etwa für Geldspenden, Mitgliedsbeiträge, Sachspenden oder Sammelbestätigungen.

Die Zuwendungsbestätigung muss insbesondere die zutreffenden Angaben enthalten zu:

• der empfangenden gemeinnützigen Organisation,
• der Spenderin oder dem Spender,
• Betrag und Datum der Zuwendung,
• dem steuerbegünstigten Status der Organisation,
• den vorgesehenen steuerlichen und haftungsrechtlichen Hinweisen,
• dem Verzicht auf Aufwendungsersatz, sofern dieser im Einzelfall relevant ist.

Bei Geldspenden muss der Betrag sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben ausgewiesen werden.

Darf die Spendenquittung per E-Mail versendet werden?

Ja. Eine ordnungsgemäß erstellte und schreibgeschützte Zuwendungsbestätigung darf per E-Mail an die spendende Person versendet werden. Für den Versand per E-Mail selbst ist keine gesonderte Einzelgenehmigung des Finanzamts erforderlich.

Entscheidend ist, dass die Bescheinigung dem amtlichen Muster entspricht und vor nachträglichen Änderungen geschützt ist.

Wann muss das Finanzamt informiert werden?

Hier ist eine wichtige Unterscheidung erforderlich:

• Der Versand per E-Mail muss nicht beantragt werden.
• Wird die Zuwendungsbestätigung maschinell erstellt und ohne eigenhändige Originalunterschrift ausgegeben, muss die Organisation das verwendete Verfahren dem zuständigen Finanzamt anzeigen.

Für dieses maschinelle Verfahren gelten insbesondere folgende Anforderungen:

• Die Zuwendungsbestätigung entspricht dem amtlich vorgeschriebenen Muster.
• Die Zuwendungsbestätigung enthält die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.
• Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile oder eingescanntes Abbild eingeblendet.
• Das Verfahren ist gegen unbefugte Eingriffe geschützt.
• Spendenbuchung und Erstellung der Zuwendungsbestätigung sind miteinander verknüpft und abstimmbar.
• Aufbau und Ablauf des Verfahrens sind dokumentiert und für das Finanzamt innerhalb angemessener Zeit prüfbar.

Tipp: Prüfen Sie vor dem ersten Serienversand, ob die erforderliche Anzeige gegenüber dem Finanzamt erfolgt ist und eine passende Verfahrensdokumentation vorliegt.

Achtung bei Sach- und Aufwandsspenden

Die Erleichterung für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift gilt nicht für Sachspenden und Aufwandsspenden.

Hier bestehen besondere Anforderungen – beispielsweise zur Beschreibung und Bewertung einer Sachspende oder zum zugrunde liegenden Ersatzanspruch bei Aufwandsspenden. Diese Fälle sollten besonders sorgfältig geprüft und bei Unsicherheit mit einer Steuerberatung abgestimmt werden.

Aufbewahrung: Das digitale Doppel genügt

Gemeinnützige Organisationen müssen von jeder ausgestellten Zuwendungsbestätigung ein Doppel aufbewahren. Dieses Doppel darf elektronisch gespeichert werden, sofern die Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und vor unbefugten Änderungen geschützt archiviert werden.

Eine deutsche, DSGVO-konforme Cloud-Lösung wie Nextcloud kann hierfür sinnvoll sein, wenn Zugriffsrechte, Sicherungen und nachvollziehbare Ablageprozesse passend eingerichtet sind. Über die direkte Verbindung mit NGO.tools können steuerrelevante Belege strukturiert beim jeweiligen Spenderdatensatz abgelegt werden.

NGO.tools unterstützt dabei unter anderem:

• die direkte Ablage der Zuwendungsbestätigung beim Spenderdatensatz,
• die eindeutige Verknüpfung von Spende und Bestätigung,
• die Dokumentation von Versanddatum und Versandweg,
• die nachvollziehbare Protokollierung von Korrekturen,
• klar geregelte Zugriffsrechte auf sensible Daten.

Datenschutz beim E-Mail-Versand

Für den digitalen Versand einer Spendenquittung ist regelmäßig keine zusätzliche Einwilligung allein für den E-Mail-Versand erforderlich, wenn die E-Mail-Adresse für diesen erwartbaren Kommunikationsweg erhoben oder zur Verfügung gestellt wurde und der Versand datenschutzkonform erfolgt.

Empfehlenswert ist:

• die E-Mail-Adresse ausschließlich für den vereinbarten oder erwartbaren Versandweg zu verwenden,
• die Adresse vor dem Versand sorgfältig zu prüfen,
• einen postalischen Versand auf Wunsch weiterhin anzubieten,
• keine sensiblen Zusatzinformationen unnötig in der E-Mail selbst zu versenden.

Fazit

Digitale Zuwendungsbestätigungen reduzieren Verwaltungsaufwand, Papierverbrauch und Portokosten. Vereine und gemeinnützige Organisationen dürfen Spendenquittungen per E-Mail versenden, sofern sie die amtlichen Muster nutzen, die Datei vor Veränderungen schützen und bei maschineller Erstellung die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen.

Mit NGO.tools wird aus einem bisher papierintensiven Prozess ein effizienter und zeitgemäßer Ablauf – ohne Abstriche bei Steuerrecht, Dokumentation und dem Vertrauen der Spenderinnen und Spender.