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Jahreswechsel 2025/26 – Checkliste für gemeinnützige Vereine

Der Jahreswechsel ist für gemeinnützige Organisationen ein zentraler buchhalterischer und steuerlicher Meilenstein. Neben den allgemeinen Pflichten gelten besondere Anforderungen aus dem Gemeinnützigkeitsrecht (§§ 51–68 AO).

Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, die Buchhaltung korrekt abzuschließen und gut vorbereitet ins Jahr 2026 zu starten.

Für alle gemeinnützigen Vereine relevant

 

✔️ Buchungskonten und Kassenbestände abgleichen

Führen Sie zum Jahresende einen vollständigen Abgleich aller:

  • Bankkonten

  • Barkassen

  • Geldkonten (PayPal, Stripe etc.)

Ziel ist die frühzeitige Erkennung von:

  • fehlenden oder doppelt gebuchten Belegen

  • offenen Forderungen oder Verbindlichkeiten

  • Kassenfehlbeständen

  • fehlerhaften oder ungewöhnlichen Abbuchungen

Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt für eine abschließende Plausibilitätsprüfung.

✔️ Saldenvorträge zum 01.01.2026 korrekt durchführen

Nach Abschluss aller Buchungen für 2025 müssen die Salden der:

  • Finanzkonten

  • Bestandskonten

ordnungsgemäß in das neue Geschäftsjahr übernommen werden.

Ein korrekter Saldenvortrag ist zwingende Voraussetzung für:

  • Nachvollziehbarkeit der Buchführung (GoBD)

  • Erstellung des Jahresabschlusses

  • spätere Prüfungen durch Finanzamt oder Fördermittelgeber

Empfehlung: Salden erst vortragen, wenn das Vorjahr vollständig abgeschlossen ist.

✔️ Rechnungsnummern ab 01.01.2026 korrekt fortführen

Rechnungsnummern müssen:

  • eindeutig

  • lückenlos

  • fortlaufend

sein – auch über den Jahreswechsel hinweg.
Eine doppelte Vergabe ist unzulässig und kann bei Prüfungen beanstandet werden.

Hinweis für Vereine:
Auch Rechnungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. Veranstaltungen, Merchandising) unterliegen dieser Pflicht.

Umsatzsteuer & Meldungen (falls relevant)

✔️ OSS-Verfahren (One-Stop-Shop)

Relevant für Vereine, die:

  • digitale Leistungen oder Waren

  • an Privatpersonen in anderen EU-Staaten

erbringen und dafür im OSS-Verfahren registriert sind.

👉 Quartalsweise Meldung über das BZSt-Online-Portal (BOP) erforderlich.

✔️ Sondervorauszahlung zur Umsatzsteuer verrechnen

Vereine mit:

  • monatlicher USt-Voranmeldung

  • beantragter Dauerfristverlängerung

müssen prüfen, ob die geleistete Sondervorauszahlung:

  • korrekt mit der Dezember-Voranmeldung 2025 verrechnet wurde.

✔️ Meldezeitraum der USt-Voranmeldung prüfen

Der Meldezeitraum (monatlich / vierteljährlich / jährlich) kann sich ändern, abhängig von:

  • der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres

Bitte rechtzeitig prüfen, um Fristversäumnisse zu vermeiden.

Besonderheiten für gemeinnützige Vereine

✔️ Mittelverwendung prüfen (§ 55 AO)

Zum Jahresende besonders wichtig:

  • Wurden zeitnah zu verwendende Mittel ordnungsgemäß eingesetzt?

  • Gibt es zulässige Rücklagen (z. B. Zweck-, Projekt- oder freie Rücklagen)?

  • Sind zweckgebundene Spenden korrekt abgegrenzt?

Eine fehlerhafte Mittelverwendung kann die Gemeinnützigkeit gefährden.

✔️ Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche prüfen

Kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung aller Einnahmen und Ausgaben zu:

  • ideellem Bereich

  • Vermögensverwaltung

  • Zweckbetrieb

  • wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Diese Trennung ist zwingend erforderlich für:

  • Steuererklärungen

  • Gemeinnützigkeitsprüfung

  • Transparenz gegenüber Förderern

Vereine mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

✔️ Jahresabschluss vorbereiten (EÜR)

Zum Jahreswechsel beginnt die Vorbereitung auf:

  • EÜR

  • ggf. Umsatzsteuererklärung

  • Körperschaftsteuererklärung (bei steuerpflichtigen Bereichen)

Beachten Sie insbesondere:

  • die 10-Tage-Regelung

  • Vollständigkeit aller Belege

  • korrekte periodengerechte Zuordnung

Bilanzierende gemeinnützige Organisationen

✔️ Vorbereitung des Jahresabschlusses (Bilanz & GuV)

Bilanzierende Vereine und gGmbHs sollten frühzeitig:

  • Abstimmungen und Rückstellungen prüfen

  • Abschreibungen erfassen

  • Forderungen und Verbindlichkeiten klären

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist – neben der Bilanz – ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses.

Datentransfer zur Steuererklärung

✔️ Datentransfer an smartsteuer (falls genutzt)

Wenn Sie Ihre Steuererklärungen selbst erstellen:

  • prüfen Sie den vollständigen und korrekten Export Ihrer Buchhaltungsdaten

  • stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten Konten enthalten sind

Fazit

 

Der Jahreswechsel 2025/26 ist für gemeinnützige Vereine mehr als eine formale Pflicht.
Eine saubere Buchhaltung, korrekte Mittelverwendung und vollständige Abschlüsse sind entscheidend für:

  • den Erhalt der Gemeinnützigkeit

  • Rechtssicherheit

  • Vertrauen von Spendern und Fördermittelgebern